Archivo Central

Manejo del archivo municipal Orientación a los usuarios Internos y Externos Atención al Público clientes internos y externos.

Objetivos

Ejercer funciones relacionadas con la administración documental y el flujo eficiente de los canales de información escritos, que brinden oportunidad de atención a los usuarios ypermitan la evidencia oportuna a la Administración Municipal.

Funciones

1. Colaborar con la elaboración, complementación, actualización y ejecución de los diferentes planes, programas, proyectos, políticas procesos y actividades que le competan al área de archivo general.
2. Participar en los diferentes grupos y equipos de trabajo que se conformen con base en las necesidades particulares del archivo municipal.
3. Resolver las consultas relacionadas con su competencia y especialidad.
4. Promover y presentar para la aprobación del Secretario de Gobierno y Servicios Administrativo planes, programas, proyectos, estudios, diagnósticos y perfiles requeridos en el área de archivo.
5. Sugerir y adoptar las modificaciones o decisiones que de acuerdo con las normas sobre política archivista, sean necesarias para el desarrollo de los procesos al interior de la dependencia.
6. Participar en la elaboración técnica de los presupuestos, estudios de costos y proyectos del archivo general.
7. Actuar como interventor en los casos que el superior inmediato así se lo indique.
8. Dar soporte técnico en lo relacionado con sus funciones y conocimientos dentro del área de archivo general.
9. Colaborar con la construcción de indicadores técnicos de gestión y logro en el área de archivo general al igual que en su correspondiente evaluación.
10.Presentar los informes periódicos por sus superiores y por la ley.
11.Recibir, radicar y manejar la correspondencia interna y externa, tanto recibida como despachada, de la administración central municipal e informar sobre la misma demanera oportuna.
12.Llevar y manejar el archivo general de la Administración Central Municipal en forma permanente, organizada y actualizada.
13.Despachar oportunamente al ayudante mensajero.
14.Colaborar en la recopilación de los datos e informaciones para responder oportunamente los derechos de petición y demás solicitudes presentadas, de carácter interno o externo.
15.Colaborar y gestionar las actividades de reproducción y fotocopiado de losdocumentos oficiales, llevando un registro y control de los mismos.
16.Recibir la documentación de las dependencias municipales, según cronograma anual de transferencia y hacer el inventario de los mismos.
17.Responder por la organización cronológica y temática de la documentación.
18.Adelantar las actividades de indexación y expurgo de la documentación del archivo general del municipio.
19.Elaborar el inventario físico y temático.
20.Propender y gestionar las actividades de restauración, limpieza y conservación preventiva de la documentación.
21.Elaborar y fijar en lugar visible de la dependencia, los procesos a seguir por los usuarios para acceder a los servicios que se prestan.
22.Controlar los archivos de gestión de las dependencias de la alcaldía, para posteriormente recibirlos, clasificarlos y organizarlos en el archivo central.
23.Proyectar normas internas para la clasificación, organización y tiempo de retención de los documentos.
24.Adelantar las actividades de numeración, clasificación, restauración y guarda técnica de los documentos dados a su custodia.
25.Expedir las copias solicitadas sobre los documentos que reposan en el archivo municipal.
26.Colaborar en la definición de las normas para la adecuada utilización de la papelería, formatos y documentos producidos por la administración municipal en lo relacionadocon sus características físicas y volúmenes de producción.
27.Colaborar en los procesos de diseño e implementación de las políticas y criterios relacionados con la correspondencia de la administración central.
28.Mantener absoluta reserva de las comunicaciones y documentos puestos bajo su cuidado.

29.Mantener preocupación constante para lograr altos niveles de atención y servicio al ciudadano.
30.Expedir los certificados de servicios solicitados por los usuarios.
31.Procurar el buen mantenimiento y la máxima utilidad de los recursos a cargo.
32.Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo, asignadas por el superior inmediato
33. Responder por la aplicación de los procesos y procedimientos del sistema de gestión de la calidad y del modelo estándar de control interno que le sean asignados.


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